Para trazer os dados de outro sistema ou de controles em planilha, importe processos, partes, andamentos e atividades de uma planilha do Excel. O Orvya confere o arquivo inteiro, mostra uma prévia com os erros e avisos e só grava depois que você confirma.
Objetivo
Ao final, você terá baixado o modelo do Orvya, preenchido as abas, conferido a prévia e importado os dados, com o resultado registrado no histórico de importações.
Só administradores do escritório abrem a seção Importar. Se o item não aparece para você, peça a um administrador.
Passo a passo
Baixar o modelo
- No menu lateral, clique em Configurações e clique em Importar, no grupo Dados do menu das Configurações.
- No bloco Modelo de importação, clique em Baixar modelo Excel. O arquivo "modelo-importacao-orvya.xlsx" vem só com os cabeçalhos, sem exemplos.
- Para ver todas as colunas e como preencher cada uma sem abrir o arquivo, clique em Ver colunas do modelo.
Preencher a planilha
- Preencha uma linha por registro em cada aba. Cada cabeçalho tem uma nota com o formato esperado; as colunas de opções mostram a lista para escolher.
- Processos: um processo por linha (até 2.000). Obrigatórios: Número do processo, Classe e Tribunal/Órgão (no processo judicial com número CNJ válido, o tribunal vem do próprio número). Opcionais: Tipo (Judicial é o padrão), Situação, Juízo, Assunto, Grau, Sistema, Formato, Sigilo, Valor da causa, Data da distribuição, Responsável, Acesso e Equipe.
- Partes: uma pessoa por linha, em cada polo (até 10.000). Obrigatórios: Número do processo, Polo (Ativo, Passivo ou Terceiro interessado) e Nome. Opcionais: Tipo de pessoa e CPF/CNPJ. A ordem das linhas é a ordem no polo; a primeira entra no título do processo.
- Andamentos: um andamento por linha (até 20.000). Obrigatórios: Número do processo, Data e Descrição. Opcionais: Hora e Responsável.
- Atividades: uma tarefa, evento, prazo ou audiência por linha (até 20.000). Obrigatórios: Número do processo, Tipo e Descrição; a Data é obrigatória em prazo, evento e audiência, e a Hora, na audiência. Opcionais: Data final e Hora final (só evento), Situação (Aberta, Concluída ou Cancelada), Responsável, Lembrete (minutos antes), Endereço ou link, Modalidade e Observações.
- Use sempre o mesmo número do processo nas abas: é ele que liga as partes, os andamentos e as atividades ao processo. Andamentos e atividades também podem ser de processos que já estão no Orvya.
- Datas no formato dd/mm/aaaa e horas no formato hh:mm. Em Responsável, use o e-mail de um usuário ativo ou o nome de uma equipe ativa; vazio, o responsável é quem faz a importação.
Enviar e conferir a prévia
- No bloco Importar arquivo, arraste a planilha até a caixa ou clique em Selecionar arquivo. Só arquivos .xlsx, até 5 MB.
- Confira o nome e o tamanho do arquivo. Se precisar, clique em Trocar arquivo ou no ✕ para remover.
- Clique em Validar arquivo. Em alguns segundos aparece o Resumo da validação, com os totais (processos novos e já cadastrados, partes, pessoas novas, andamentos, atividades, erros e avisos) e as linhas de cada aba.
- Em Erros e avisos, cada mensagem mostra a aba, a linha, a coluna, o valor encontrado, o motivo e como corrigir:
- Erro impede a importação. Corrija a planilha e envie de novo com Enviar outro arquivo.
- Aviso não impede, mas merece atenção (por exemplo, um item que será criado em Cadastros ou um processo que já existe).
- Em Prévia, confira os processos encontrados: número, título, tribunal, classe, quantas partes, andamentos e atividades e a situação de cada um (Novo, Já cadastrado ou Com erro).
Importar
- Sem erros, clique em Importar dados e confirme em Importar dados?, que mostra quantos processos, pessoas, andamentos e atividades serão cadastrados. Para desistir, clique em Cancelar.
- A importação começa em instantes, com a barra "Gravando os processos: N de M.". Você pode sair da página e seguir usando o Orvya: a importação continua.
- No fim, o Resultado da importação mostra o que foi cadastrado, o que foi ignorado e, se houver, a aba Falhas com os processos que não puderam ser gravados e o motivo. Clique em Ver processos para abrir a lista.
Consultar o histórico
- Abaixo, o Histórico de importações lista as importações do escritório, com data e hora, arquivo, usuário, situação e as quantidades de registros, importados, ignorados e com erro. Clique em uma linha para abrir o relatório dela.
- As situações são: Pronto para importar, Com erros, Na fila, Processando, Concluída, Concluída com avisos (algo foi ignorado ou falhou), Falhou e Cancelada.
O que acontece com dados repetidos
- Processo já cadastrado (mesmo número): a linha e as partes dele são ignoradas e nada é alterado no processo. Os andamentos e as atividades novos desse número são acrescentados a ele.
- Pessoas: com CPF/CNPJ, o Orvya usa a pessoa já cadastrada com esse documento; sem documento, a pessoa com o mesmo nome. Se não houver, a pessoa é cadastrada. Os dados das pessoas existentes não são alterados.
- Andamentos: um andamento com o mesmo processo, data, hora e texto não é gravado de novo.
- Atividades: uma atividade com o mesmo processo, tipo, descrição, data, hora e observações não é gravada de novo.
- Cadastros: tribunais, juízos, classes, assuntos, graus, sistemas e descrições de atividades são procurados em Configurações › Cadastros pelo nome, pela sigla ou pelo código. O que não existe é cadastrado (com aviso na prévia) e o que está inativo é reativado.
- Enviar de novo o mesmo arquivo não duplica nada: o que já foi importado é ignorado.
Dicas
- Comece com poucas linhas para conferir o resultado e depois importe o restante.
- Formate a coluna Número do processo como Texto (o modelo já vem assim). Digitado como número, o Excel corta os últimos dígitos do número CNJ.
- Use Concluída na Situação das atividades que já aconteceram. Atividades abertas com data passada entram atrasadas, sem lembrete e sem aviso de atraso.
- Os processos entram com os andamentos automáticos desligados. Ligue em cada processo depois da importação (veja Ligar e acompanhar os andamentos automáticos).
- A importação não envia avisos de "Nova atividade para você" aos responsáveis.
- A prévia vale por 24 horas. Depois disso, envie o arquivo de novo.
Erros comuns
- "Fórmulas não são aceitas." Copie a coluna e cole de novo só os valores (Colar especial › Valores).
- "O número foi gravado como valor numérico e perdeu dígitos." Formate a coluna como Texto e digite o número de novo, de preferência com pontos e traço.
- "Processo não encontrado na aba Processos nem no escritório." A parte, o andamento ou a atividade usa um número que não está na planilha nem no Orvya. Confira o número.
- "Nenhuma parte deste processo na aba Partes." Todo processo precisa de pelo menos uma pessoa em algum polo.
- "Há mais de uma pessoa cadastrada com este nome." Informe o CPF/CNPJ na linha para o Orvya saber qual pessoa usar.
- "Data inválida." Use o formato dd/mm/aaaa, com uma data que exista.
- "A aba "Processos" não foi encontrada." Use o modelo do Orvya, sem renomear as abas. As abas Processos, Partes e Andamentos precisam existir, mesmo vazias.
- "O arquivo está protegido por senha." ou "O arquivo tem macros, que não são aceitas." Salve como .xlsx (Pasta de Trabalho do Excel), sem senha, e envie de novo.
- "Já há uma importação em andamento neste escritório." Aguarde a importação anterior terminar.
- "A prévia expirou. Envie o arquivo de novo." Passaram mais de 24 horas desde o envio.