Registrar um atendimento e fazer anotações

O atendimento guarda a conversa com uma ou mais pessoas antes de existir um processo: anotações em ordem de data, documentos e tarefas ligados a ele.

Objetivo

Ao final, você terá um atendimento criado, com as pessoas atendidas, o assunto e a primeira anotação. Também saberá acrescentar anotações, fixar as importantes, ligar documentos e tarefas e encerrar o atendimento.

Passo a passo

Criar o atendimento

1. Clique em Adicionar no cabeçalho e escolha Atendimento. Você também pode começar pela pessoa (aba Atendimentos da pessoa, botão Adicionar atendimento) ou pelo processo (card Atendimentos, botão Adicionar atendimento). Nesses casos, a pessoa ou o processo já vem preenchido.

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1. 1Adicionar
2. 2Atendimento

1. Em Pessoas do atendimento*, busque e escolha cada pessoa. Elas aparecem uma abaixo da outra. Se a pessoa ainda não existe, digite o nome e clique em Cadastrar "nome" como nova pessoa: o Orvya cria uma pessoa física só com o nome, e você completa o cadastro depois.
2. Preencha o Assunto*, por exemplo "Revisão de contrato".
3. Se a conversa for sobre um processo que já existe, escolha-o em Processo. Esse campo é opcional.
4. Escreva em Primeira anotação* o que foi conversado.
5. Clique em Salvar. Aparece a mensagem "Atendimento criado." e a página de anotações do atendimento abre.

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1. 1Pessoas do atendimento*
2. 2Assunto*
3. 3Processo
4. 4Primeira anotação*
5. 5Salvar

O responsável é você, a data de início é o dia de hoje e o atendimento fica visível para todo o escritório. Para trocar o responsável ou a data de início, use Editar atendimento depois de salvar.

Fazer anotações

1. Abra o atendimento. As anotações aparecem das mais antigas para as mais recentes, cada uma com o autor e a data e a hora.
2. No rodapé, escreva no campo Escreva uma anotação e clique em Salvar (ou tecle Ctrl + Enter). A anotação entra no fim da lista.
3. Para destacar uma anotação, clique no ícone de alfinete no canto dela (Fixar). Para ver só as fixadas, use o alfinete ao lado de Voltar, no topo (Mostrar só fixadas).
4. Para corrigir ou apagar uma anotação sua, passe o mouse sobre ela e abra o menu de três pontos: Editar ou Excluir.

app.orvya.net/atendimentos/…

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1. 1Fixar
2. 2Mostrar só fixadas
3. 3Mais ações
4. 4Escreva uma anotação
5. 5Salvar

Quando havia muitas anotações, o botão Ver anteriores aparece no topo e carrega as mais antigas. Algumas linhas cinza em itálico são automáticas, como "Atendimento editado por..." e "Atendimento encerrado por...". Elas registram o que aconteceu e não podem ser alteradas.

Ligar documentos e tarefas

1. No painel à direita, o card Pessoas do atendimento mostra cada pessoa com o e-mail principal. Clique no nome para abrir o cadastro.
2. Em Documentos, clique em + e escolha Documento, Documento de modelo ou Link. O atendimento e a primeira pessoa já vêm preenchidos. Esse card só aparece com a função Documentos no plano.
3. Em Tarefas e eventos, clique em + e escolha Nova tarefa ou Novo evento. A atividade fica ligada ao atendimento e aparece nessa lista enquanto estiver em aberto.

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1. 1Pessoas do atendimento
2. 2Adicionar (Documentos)
3. 3Adicionar (Tarefas e eventos)

Encerrar, reabrir, editar ou excluir

1. No topo do atendimento, abra o menu de três pontos.
2. Escolha a ação: Editar atendimento, Encerrar atendimento (ou Reabrir atendimento), Converter em processo, Imprimir atendimento ou Excluir atendimento.
3. Encerrar e reabrir valem na hora e deixam uma anotação automática. Excluir pede confirmação e apaga também as anotações, as atividades e os documentos do atendimento.

Encontrar os atendimentos

1. Abra a lista de atendimentos pelo link Voltar de qualquer atendimento (ou pelo endereço app.orvya.net/atendimentos). Os atendimentos de uma pessoa também ficam na aba Atendimentos dela, e a busca do cabeçalho encontra atendimentos pelo assunto.
2. Use a busca Assunto ou pessoa, o seletor de situação (Todos, Em andamento, Encerrados) e, em Filtros, a Data de criação.
3. Para agir em vários de uma vez, marque os cards e use a barra que aparece: Encerrar, Reabrir, Trocar responsável ou Excluir.

app.orvya.net/atendimentos

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1. 1Adicionar
2. 2Filtros
3. 3Assunto ou pessoa
4. 4Em andamento
5. 5Imprimir

Dicas

• A lista abre em Em andamento e lembra a situação e o período que você escolheu da última vez.
• Pelo ícone de impressora da lista você imprime os atendimentos filtrados. Imprimir atendimento, no menu do atendimento, imprime um atendimento com as anotações.
• Um atendimento pode ter até 50 pessoas.

Erros comuns

• "Este campo é obrigatório." Falta uma pessoa, o assunto ou a primeira anotação. Preencha os campos marcados com asterisco.
• "Escolha no máximo 50 pessoas." O atendimento passou do limite de pessoas. Remova algumas.
• "Você não pode editar este atendimento" Só quem cadastrou o atendimento ou um Coordenador pode editá-lo, encerrá-lo, reabri-lo ou excluí-lo. Peça a essa pessoa ou a um Coordenador.
• "Você não pode alterar anotações de outros usuários." Cada anotação só é editada ou excluída pelo autor ou por um Coordenador. Fixar e desafixar, porém, qualquer pessoa que vê o atendimento pode.
• "Registro não encontrado" O atendimento foi excluído ou você não tem acesso a ele.
• "Recurso não incluído no seu plano" O plano do escritório não inclui Atendimentos. Um administrador do escritório pode ver os planos em Contratar, pagar e trocar de plano.

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