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Orvya

Criar modelos e gerar documentos

Modelos .docx com variáveis e documentos em Word ou PDF.

Nesta página

Um modelo é um arquivo do Word (.docx) com variáveis no lugar dos dados. Ao gerar o documento, o Orvya troca as variáveis pelos dados da pessoa, do processo e do escritório e salva o resultado em Documentos, em Word ou PDF.

Objetivo

Ao final, o escritório terá modelos cadastrados e você saberá gerar, a partir deles, um documento preenchido e já ligado ao processo e à pessoa.

Passo a passo

Preparar o arquivo no Word

  1. Abra no Word o documento que servirá de base (um contrato, uma procuração).
  2. No lugar de cada dado, escreva a variável exatamente como aparece no painel Variáveis disponíveis do Orvya, com o cifrão e as chaves. Exemplos: ${Nome_pessoa}, ${CPF/CNPJ_pessoa}, ${Numero_processo}, ${Data_atual_extenso}.
  3. Salve o arquivo como .docx.

Cadastrar o modelo

Cadastrar, editar e excluir modelos é tarefa de administrador do escritório.

  1. Vá em Configurações e abra a aba Modelos de documento.
  2. Clique em Adicionar modelo.
app.orvya.net/configuracoes/modelos
Aba Modelos de documento das Configurações
  1. 1Modelos de documento
  2. 2Restaurar modelos padrão
  3. 3Adicionar modelo
  4. 4Título
A lista de modelos do escritório, com os modelos padrão do Orvya. · Ilustração com dados fictícios

Aba Modelos de documento das Configurações

Aba Modelos de documento das Configurações

Ilustração com dados fictícios

  1. Preencha o Título* (até 120 caracteres).
  2. Em Arquivo .docx*, envie o arquivo (um só, até 10 MB). O Orvya confere as variáveis na hora: se estiver tudo certo, aparece em verde, por exemplo, "12 variáveis encontradas".
  3. Se quiser, escreva uma Descrição.
  4. Clique em Salvar. Aparece a mensagem "Modelo salvo.".
app.orvya.net/configuracoes/modelos/novo
Página Adicionar modelo com o painel Variáveis disponíveis
  1. 1Título*
  2. 2Arraste arquivos ou clique para enviar
  3. 3Variáveis disponíveis
  4. 4Copiar
  5. 5Salvar
O formulário do modelo, com o painel Variáveis disponíveis à direita.

Página Adicionar modelo com o painel Variáveis disponíveis

Página Adicionar modelo com o painel Variáveis disponíveis

No painel Variáveis disponíveis, ao lado do formulário, as variáveis estão em grupos: Escritório e outros, Pessoa (informações pessoais, endereço e documentação), Processo, Atendimento e Responsável pelo documento. Clique em Copiar para copiar a variável e colar no Word.

Gerar um documento

  1. Em Documentos, clique em Adicionar documento e escolha Documento de modelo. O mesmo item existe no card Documentos do processo, no painel do atendimento e na aba Documentos da pessoa.
  2. Em Modelo*, escolha o modelo.
  3. Escolha o Processo ou atendimento e a Pessoa. Os dois são opcionais, mas são eles que preenchem as variáveis. Ao escolher o processo com a pessoa vazia, o Orvya usa a primeira pessoa do polo ativo (ou a primeira do atendimento).
  4. Confira o Título*. Ele é montado sozinho com o título do modelo e o nome da pessoa (sem pessoa, o título do processo) até você alterá-lo à mão.
  5. Confira o Responsável* e escolha o Formato*: Word (.docx) ou PDF.
app.orvya.net/documentos/padrao/novo
Página Documento de modelo com a lista de modelos aberta
  1. 1Modelo*
  2. 2Contrato de Honorários PF
  3. 3Word (.docx)
  4. 4Gerar documento
A página Documento de modelo, com a lista de modelos aberta no campo Modelo. · Ilustração com dados fictícios

Página Documento de modelo com a lista de modelos aberta

Página Documento de modelo com a lista de modelos aberta

Ilustração com dados fictícios

  1. Clique em Gerar documento. Aparece a mensagem "Documento gerado." com o botão Baixar.

O documento fica em Documentos com a origem Documento de modelo e a descrição "Gerado do modelo" seguida do título do modelo. A partir daí, ele é um arquivo como os outros: você baixa, edita e exclui normalmente.

Manter os modelos

No menu de três pontos de cada modelo, na lista, você encontra Editar, Baixar .docx, Substituir arquivo, Duplicar e Excluir.

  • Para corrigir um modelo, use Baixar .docx, edite no Word e envie de novo com Substituir arquivo. Se desistir, clique em Manter o arquivo atual.
  • Duplicar cria uma cópia com "(cópia)" no título.
  • Excluir um modelo não apaga os documentos já gerados com ele.
  • Restaurar modelos padrão devolve os modelos que vêm com o Orvya e estão faltando (Contrato de Honorários PF e PJ, Procuração PF e PJ). Nada é apagado.

Dicas

  • Endereço, telefone e e-mail usam o primeiro cadastrado da pessoa. No endereço, o comercial tem preferência.
  • ${Polo_ativo} e ${Polo_passivo} listam os nomes separados por vírgula, com "e" antes do último.
  • Variáveis de RG, CTPS, título de eleitor, CNH, passaporte e reservista trazem só o número.
  • ${Logo_escritório} coloca a imagem do logotipo do escritório. Sem logotipo, fica vazia.
  • Variável sem dado vira texto vazio. Revise o documento gerado antes de enviar.

Erros comuns

  • "Envie um arquivo .docx." O modelo precisa ser um arquivo do Word no formato .docx. Arquivos .doc ou PDF não servem.
  • "O arquivo passa do limite de 10 MB." Diminua o arquivo, por exemplo reduzindo as imagens.
  • "Variáveis não reconhecidas: ..." Alguma variável está escrita diferente do painel (um acento, um espaço, uma chave faltando). Corrija no Word conforme o painel Variáveis disponíveis e envie de novo.
  • "Não foi possível ler este arquivo .docx." O arquivo está corrompido ou não é um .docx de verdade. Abra no Word e salve de novo como .docx.
  • "O modelo tem variáveis com erro: ... Corrija o arquivo do modelo." Na geração, o modelo apresentou uma variável inválida. Um administrador precisa corrigir o arquivo do modelo.
  • "Não foi possível gerar o PDF. Tente gerar em Word (.docx)." A conversão para PDF falhou. Gere em Word.
  • "A conversão para PDF está indisponível no momento. Use Word (.docx)." A opção PDF fica desabilitada enquanto a conversão estiver indisponível. Use Word (.docx).
  • "Somente administradores do escritório podem enviar modelos de documento." Peça a um administrador para cadastrar o modelo.

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