Convidar usuários e definir perfis

Convites, perfis de acesso e permissões.

Nesta página

Objetivo
Passo a passo
Dicas
Erros comuns
Artigos relacionados

Cada pessoa do escritório entra no Orvya com o próprio usuário. O administrador do escritório convida, escolhe o perfil de acesso e decide quem administra o Orvya e quem vê o financeiro.

Objetivo

Convidar usuários, entender o que cada perfil de acesso permite e editar, reenviar o convite, desativar ou reativar um usuário.

Só administradores do escritório abrem a aba Usuários.

Passo a passo

Convidar um usuário

No menu lateral, clique em Configurações e abra a aba Usuários.

A aba Usuários, com um usuário ativo e um convidado.
Lista de usuários com um usuário ativo e um convidado

Clique em Convidar usuário.
Preencha o Nome (nome completo) e o Email da pessoa.
Em Perfil de acesso, marque Colaborador, Advogado supervisionado, Advogado com autonomia ou Coordenador. O card abaixo mostra o Nível de acesso e as listas Pode e Não pode do perfil escolhido.

Com o perfil Colaborador, a opção Administrador do escritório não aparece.
Formulário Convidar usuário com o perfil Colaborador escolhido e o card do perfil

Se a pessoa for configurar o Orvya, marque Administrador do escritório ("Pode configurar o Orvya, criar novos usuários e editar perfis de acesso."). A opção não aparece para o perfil Colaborador.
Se a pessoa for usar o financeiro, marque Acesso ao módulo financeiro. A opção só aparece com a função Financeiro no plano.
Clique em Enviar convite. O Orvya mostra "Convite enviado para" seguido do e-mail, e o usuário aparece na lista como Convidado.
A pessoa abre o link do e-mail "Convite para o Orvya", confere o nome, cria a senha e clica em Aceitar convite. Com o login com Google ligado, ela também pode usar Aceitar convite com Google. O convite vale por 7 dias.

Se o e-mail não puder ser enviado, abre a janela Link do convite com a mensagem "Não foi possível enviar o e-mail. Copie o link e envie manualmente." Clique em Copiar e mande o link para a pessoa por outro meio.

O que cada perfil pode fazer

Colaborador (nível 1). Pode: concluir tarefas e eventos de que é responsável; adicionar e editar tarefas e eventos criados por ele; criar e editar os próprios registros (pessoas, processos, atendimentos). Não pode: editar ou excluir informações, tarefas e eventos de outros usuários; adicionar ou editar prazos e audiências; ser administrador.
Advogado supervisionado (nível 2). Pode: concluir tarefas e eventos de que é responsável ou envolvido; adicionar e editar tarefas e eventos criados por ele; adicionar, editar e concluir prazos e audiências criados por ele. Não pode: editar ou excluir itens de outros; concluir, editar e excluir prazos e audiências delegados a ele.
Advogado com autonomia (nível 3). Pode: concluir tarefas e eventos de que é responsável ou envolvido; adicionar, editar e concluir tarefas e eventos criados por ele ou de que é responsável; adicionar prazos e audiências; concluir e editar prazos e audiências de que é responsável. Não pode: editar ou excluir informações, tarefas e eventos de outros usuários.
Coordenador (nível 4). Pode tudo: adicionar, editar, excluir e concluir qualquer item de qualquer usuário. Com a função Fluxos no plano, o coordenador também cria e altera os fluxos do escritório.

As duas permissões extras valem para qualquer perfil (exceto administrador para o Colaborador):

Administrador do escritório: dá acesso às Configurações do escritório (dados do escritório, cobranças, uso, equipes, usuários, cadastros e as demais abas).
Acesso ao módulo financeiro: mostra o item Financeiro no menu lateral.

Editar, reenviar o convite, desativar e reativar

Na lista, clique no usuário (ou em Editar, no menu de três pontos da linha, que aparece ao passar o mouse sobre ela) para mudar nome, e-mail, perfil e permissões. Clique em Salvar; o Orvya mostra "Usuário salvo."
Para um usuário Convidado, use Reenviar convite no menu de três pontos. O convite anterior deixa de valer.
Para desativar, escolha Desativar no menu de três pontos. Na janela, escolha em Transferir atividades abertas, processos e atendimentos para quem vai receber o que era dessa pessoa e clique em Desativar. O Orvya mostra "Usuário desativado." e a pessoa sai do Orvya na hora.
Para trazer de volta, escolha Reativar. O Orvya mostra "Usuário reativado."

Para agir em vários usuários de uma vez, marque as caixas de seleção e use Reenviar convite ou Reativar na barra de ações. Desativar é feito um a um, porque pede para quem transferir.

Dicas

Acima da lista, "Plano: N de M usuários" mostra quanto do limite do plano já foi usado (em planos sem limite, "Plano: N usuários · ilimitado"). Convidados contam no limite.
Use Buscar usuário para achar alguém pelo nome ou e-mail e Mostrar apenas usuários ativos para esconder convidados e inativos.
A opção Desativar não aparece no seu próprio usuário.
Cada e-mail só pode ter um usuário em todo o Orvya.

Erros comuns

"Limite do plano atingido" Ao clicar em Convidar usuário ou Reativar, a janela mostra "Seu plano permite até N usuários. Fale com o administrador do Orvya." Desative alguém ou troque de plano (veja Ver o plano, o teste e o uso).
"Este e-mail já está cadastrado." Já existe um usuário com esse e-mail, neste ou em outro escritório. Use outro e-mail.
"Colaborador não pode ser administrador." Escolha outro perfil para quem precisa administrar o Orvya.
"O escritório precisa de pelo menos um administrador ativo." Você tentou tirar a permissão de administrador, mudar para Colaborador ou desativar o último administrador ativo. Torne outra pessoa administradora antes.
"Escolha outro usuário para receber as atividades." Na desativação, escolha uma pessoa diferente da que está sendo desativada.
"Convite inválido ou expirado. Peça um novo convite ao administrador do escritório." O link passou dos 7 dias ou um convite mais novo foi enviado. Use Reenviar convite.
"Usuário desativado." Aparece quando uma pessoa desativada tenta entrar. Reative o usuário, se for o caso.